Les mentions
dans la signature
Aucun texte n'impose d'avoir une signature. Mais quand vos e-mails servent de documents commerciaux, certaines informations y ont leur place, et les reprendre dans la signature évite de les oublier.
Pour une société
Le Code de commerce (article R123-238) demande que les documents d'une société destinés aux tiers, comme les lettres et les factures, indiquent notamment la dénomination sociale, la forme juridique, le capital pour une société commerciale, l'adresse du siège et le numéro d'immatriculation avec la ville du greffe.
Une ligne discrète en bas de la signature suffit : « Paynel SASU au capital de … € · RCS Bayonne … · 1 rue …, Anglet ». Elle rassure aussi le client qui reçoit un devis ou une facture par e-mail.
Pour un agent commercial ou une profession réglementée
Les agents commerciaux et les professions réglementées ont souvent des mentions propres à leur activité : statut, numéro d'immatriculation, carte professionnelle, ordre ou chambre. Les réseaux et les fédérations fournissent en général le texte exact à reprendre.
Vérifiez-le auprès de votre réseau ou de votre organisme : la formulation dépend du statut, et elle change parfois.
La ligne de confidentialité
Le paragraphe « Ce message est confidentiel… » n'est pas obligatoire et n'a qu'une portée limitée. Si vous le gardez, faites-le court et en petits caractères, sous les coordonnées, pour qu'il ne prenne pas le dessus sur l'essentiel.
Questions fréquentes
Le SIRET est demandé sur les devis et les factures. Le reprendre dans la signature est un plus, surtout si vous envoyez vos devis par e-mail.
Tout en bas, en petits caractères gris : elles sont présentes sans gêner la lecture du nom, du téléphone et du bouton.
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